Van gedoe naar duidelijkheid: feedback die wél zorgt voor resultaat

Anniek Stoutjesdijk

"Ik spreek wel aan, maar er gebeurt niks." Dit hoor ik in bijna iedere leiderschaps- of communicatietraining die ik geef. Dit brengt mij bij het grootste misverstand over feedback. Dit misverstand is tweeledig: ten eerste denken we dat mensen meteen veranderen na feedback. Uiteraard kost gedragsverandering tijd, maar dit beseffen de meeste leidinggevenden niet. We geven feedback op maandag en verwachten op dinsdag al resultaat. Ten tweede: mensen overschatten vaak hun eigen duidelijkheid. We geven feedback over 'onuitgesproken verwachtingen' en afspraken die niet concreet zijn gemaakt. In deze blog neem ik je mee in de aanspreekcirkel. Een communicatie-flow voor feedback die zorgt voor duidelijkheid.

Onlangs gaf ik een workshop over feedback en ik deed deze ontdekking. De helft van de deelnemers kwam er, al bezig zijnde met de aanspreekcirkel achter van "Hé, shit, ik kan wel feedback gaan geven, maar we hebben eigenlijk helemaal niet zulke duidelijke afspraken gemaakt." De groep kwam er samen achter dat het onmogelijk is om effectief feedback te geven, terwijl de verwachtingen en afspraken binnen het team niet duidelijk zijn.

De aanspreekcirkel: van eenmalige confrontatie naar doorlopende dialoog

Daarom introduceren we de aanspreekcirkel: een cyclisch communicatieproces dat de hele feedbackflow omvat. In plaats van een eenmalige confrontatie, creëer je een doorlopende dialoog die teams sterker maakt. Deze cirkel bestaat uit vier essentiële stappen.

1. Uitspreken: de behoefte aan feedback

Dit is de cruciale start: het signaleren van een observatie, gevoel of patroon. Het gaat om registreren, niet om oordelen.

Wel: "Ik merk dat Peter regelmatig te laat is bij ons wekelijkse overleg." (effectief)
Niet: "Peter is weer eens te laat, wat een respectloos gedrag!" (oordelend, niet effectief)

De aanloop naar het gesprek bepaalt al voor een groot deel het succes. Kies voor een neutrale, nieuwsgierige toon: "Peter, ik wil graag even met je praten over de aanvangstijd van onze overleggen. Heb je over vijf minuten tijd?"

2. Bespreken: het open gesprek aangaan

Dit is het hart van de cirkel: het delen van waarnemingen en begrip krijgen voor elkaars perspectief. Zorg voor een goede timing en setting. Wees nieuwsgierig en stel open vragen, zoals: "Wat maakt dat je vaak wat later aansluit?" Luister actief en vat samen. Het SBI-model helpt je gestructureerd te communiceren (Situation, Behavior, Impact):

Situatie: "Jan, gisteren bij het overleg van 9 uur..."

Gedrag: "...was je tien minuten later en begon je direct je laptop op te starten terwijl we al midden in de updates zaten."

Impact: "...Dat zorgde ervoor dat ik de draad kwijtraakte en het team even moest wachten. Het voelde als een onderbreking."

Het is belangrijk om eerst te reflecteren op hoe we echt uitspreken en bespreken, voordat we het al over aanspreken hebben. Zonder goede bespreking is 'aanspreken' vaak te directief en een bron van conflict.

3. Afspreken: concrete afspraken maken

In deze stap zoek je samen naar oplossingen en maak je concrete, haalbare afspraken. Geen vage intenties (“ik zal mijn best doen”), maar meetbare acties. Spreek bijvoorbeeld af dat iedereen 5 minuten vóór het overleg aanwezig is. Formuleer samen de concrete afspraak en check of iedereen achter de afspraak staat. Hierdoor creëer je als team een werkbare, gezamenlijke oplossing. Duidelijkheid voorkomt frustraties!

4. Aanspreken: vastberaden opvolgen en het gesprek levend houden

Nu je je hebt uitgesproken, het gesprek bent aangegaan en concrete afspraken hebt gemaakt, begint hier de échte kracht van de aanspreekcirkel: de opvolging om te zorgen dat gemaakte afspraken worden nageleefd én om de feedbackcyclus levend te houden.

Het is het tonen van vastberadenheid en consistentie, essentieel voor het bouwen van een robuuste feedbackcultuur. Aanspreken betekent hier niet confronteren, maar verantwoordelijkheid nemen voor de gemaakte afspraken.

Hoe ziet actieve opvolging er uit?

Plan regelmatig een check-in: Plan korte, informele momenten in om te vragen hoe het gaat met het naleven van de afspraken. “Hoe gaat het met op tijd komen voor het wekelijkse overleg?”
Geef erkenning: “Fijn dat je er nu steeds op tijd bent, dat helpt echt enorm voor de flow van de meeting!” Dit versterkt gewenst gedrag en motiveert.
Vroegtijdig signaleren: Merk je dat afspraken niet worden nageleefd? Ga opnieuw het gesprek aan, bij voorkeur zo snel mogelijk na het waarnemen van het ongewenste gedrag. Gebruik opnieuw de SBI-methode: "Ik merkte dat je vandaag weer iets later was voor het overleg (S). Wat maakte dat je vandaag wat later was (B)? Laten we eens kijken wat we hieraan kunnen doen (I)."

Figuur 1: De aanspreekcirkel

Waarom werkt de aanspreekcirkel zo goed?

De aanspreekcirkel werkt omdat het draait om verantwoordelijkheid, vertrouwen en verbinding. Door feedback cyclisch én constructief te maken, verandert de sfeer van ‘wij-zij’ naar ‘samen beter’. Het voorkomt stil conflict, verhoogt eigenaarschap en bouwt aan een cultuur waarin mensen elkaar durven aan te spreken én aan te moedigen. Dit zijn essentiële stappen voor het samenwerken als een dreamteam!

Wat als er niks verandert, ook al pas je de cirkel toe?

We zijn allemaal mensen met breinen en ingesleten patronen. Oude patronen zijn hardnekkig en kunnen blijven terugkomen, ondanks goede gesprekken. Het eerste wat je als leidinggevende te doen staat is het opnieuw in gang zetten van de cirkel: uitspreken zonder oordeel, bespreken, etc. Stel hierbij andere vragen, zoals "Wat maakt dat het toch lastig is om de afspraak na te komen?" Samen zoeken naar oplossingen is hierbij leidend. Misschien waren de eerste afspraken niet realistisch, of zijn er onderliggende factoren die spelen.

In het voorbeeld van 'op tijd komen bij het overleg', is er een duidelijke afspraak gemaakt. Wanneer deze afspraak herhaaldelijk niet wordt nagekomen, kun je direct gaan aanspreken. Het hangt van de situatie en het 'soort gedoe' af of je het gesprek heropent, direct aanspreekt, of, in ernstige situaties, de afslag neemt naar escalatie (met inmenging van een hogere leidinggevende en/of HR). Dit laatste natuurlijk alleen indien nodig en met zorg.

Gedoe in teams is niet erg. De vraag is: wat doe je ermee? Blijf je hangen in frustratie of zet je het om in flow? Met de aanspreekcirkel kies je voor het laatste.

Eerste hulp bij feedback-frustraties

"Ik spreek wel aan, maar er gebeurt niks." Klinkt dit herkenbaar en wil je aan de slag met het verbeteren van de feedback in je team? Wij bieden allerlei verschillende opties die jou en het team vooruit kunnen helpen.

>> Individueel: 1-daagse training: Feedback zonder gedoe. Of je nu leidinggevende bent, collega’s coacht of simpelweg prettiger wilt samenwerken: deze 1-daagse training is voor iedereen die feedback wil geven en ontvangen zonder ongemak.

>> Individueel: 4-daagse training: Effectief Leiderschap. Ervaar niet alleen het belang van feedback geven, maar vooral hoe jij als leidinggevende invloed kunt uitoefenen op het gedrag van medewerkers. Dat is ten slotte waar leidinggeven in essentie om draait. In deze training krijg je beter inzicht in drijfveren, teamprocessen en het eigen functioneren en leer je hoe je jouw team op een authentieke manier naar betere resultaten leidt!

>> Met je team: 1 dagdeel: Impact sessie Feedback. Ervaar in teamverband hoe je feedback als krachtig hulpmiddel inzet in de samenwerking.

>> Met je team: Maatwerk training of traject. Speciaal ontwikkeld op de specifieke uitdagingen en ontwikkelingen binnen jouw organisatie of team. Neem contact op en vraag naar de mogelijkheden!