Beoordelen, wat een onzin! Of toch niet…?

Om een uitspraak te kunnen doen of beoordelingsgesprekken wel of niet bijdragen aan de motivatie van je mensen en/of het succes van de organisatie, is het interessant om eerst eens terug te gaan naar de definitie van dit instrument.

Wanneer je Googelt op ‘beoordelingsgesprek’, stuit je op minimaal 149.000 links waarvan 90% gericht is op het trainen van de gesprekken en/of allerlei formats van formulieren.

Het lijkt dus iets moeilijks en belangrijks te zijn. Je vindt echter ook de volgende definities:

• Wikipedia

Een beoordelingsgesprek is een gesprek tussen een werknemer en zijn leidinggevende waarin het functioneren van de werknemer door de leidinggevende wordt beoordeeld.

• van Dale:

Periodiek plaatsvindend gesprek tussen werknemer en chef over het functioneren van de eerste.

Als je dit leest denk je, hoe lastig kan dit nu zijn? Toch….?
Je ziet elkaar normaal gesproken dagelijks op de werkvloer, er is werkoverleg en je hebt altijd wel ergens een koffiemomentje met je mensen? Daarnaast wil iedereen toch graag weten of men tevreden over je is?

Wel of geen formele beoordelingsstructuur, de volgende basis afspraken zijn altijd belangrijk:

• Een duidelijk arbeidscontract met functie, werkuren en salaris.
• Vastgelegde taken en verantwoordelijkheden.
• Welke doelen er minimaal behaald dienen te worden.
• En liefst ook wat mensen motiveert en wat de ambities naar de toekomst zijn.

Op basis hiervan is het redelijk eenvoudig om regelmatig met je mensen samen te zitten om de voortgang te bespreken en bij te sturen wanneer nodig.

Mocht er echter wel een formele beoordelingsstructuur worden gehanteerd, dan gelden om een constructief gesprek te kunnen voeren uiteraard dezelfde basisafspraken.

Goed beargumenteerde feedback helpt medewerkers het beste uit zichzelf te halen, versterkt het zelfvertrouwen en creëert energie om samen resultaat te halen.

Nu is het echter zo dat wij in Nederland wat moeite hebben met het geven en ontvangen van feedback. Zowel positief als negatief. Daarnaast is in veel organisaties het functioneren deels gekoppeld aan salaris. Extra periodieken, bonussen, winstuitkeringen en mogelijke promoties kunnen worden vastgesteld aan de hand van de prestaties.

Daarmee is het beoordelingsgesprek een doel op zich geworden. Een formeel moment waarin de leidinggevende een gewogen oordeel MOET geven, teruggekeken wordt op het afgelopen jaar en er een score bepaald dient te worden voor bijvoorbeeld de nieuwe salarisberekening.

Of, dat iemand bij eventueel meerdere onvoldoende scores, niet voldoet aan de gestelde doelen en functie-eisen.

Als die laatste er zijn tenminste. Helaas zien we vaak dat er geen concrete doelen afgesproken zijn en dat functieomschrijvingen zo vaag zijn, dat verwachtingen altijd discutabel zijn. Hier begint de schoen te wringen. De beoordeling wordt dan erg subjectief en dus zinloos. Zelfs een super goede beoordeling kan dan nog steeds een ontevreden gevoel geven. Al met al niet echt motiverend dus..

Wanneer er dus geen duidelijke functieomschrijving is en/of concrete individuele doelstellingen ontbreken, heeft een beoordelingsgesprek weinig zin. Hoe ga je de prestaties dan meten? Vaak leidt dit tot veel energieverlies omdat er discussies ontstaan die nergens toe leiden.

Wil dat dan zeggen dat we het niet met elkaar over ons functioneren kunnen hebben wanneer deze formele verwachtingen niet beschikbaar zijn?

Absoluut niet, maar het is cruciaal dat iemand minimaal weet waarom hij/zij iedere dag naar het werk komt en waarvoor wordt betaald. Als je hier met je medewerkers afspraken over kunt maken, deze vastlegt en daar dagelijks constructief feedback op kunt geven, heb je in principe geen formele instrumenten nodig. Blijft het alsnog wel lastig wanneer er extra financiële beloningen of promoties te verdelen zijn.

Tip:

Check voor jezelf eens hoe duidelijk de huidige afspraken met je medewerkers zijn. Maar ook wat hen drijft om te presteren en wat zij nodig hebben om effectief de gestelde doelen te halen. Want alleen wanneer je dat weet, is het praten over functioneren zinvol.

Vind je feedback geven lastig, download dan ons E-book of bekijk de website voor onze praktische trainingen voor leidinggevenden.